Glavo prejetega računa, ki vsebuje podatke o nastali obveznosti do partnerja iz prejetega računa lahko vnesemo v programu Zajem oziroma izvedemo uvoz podatkov iz programa Knjiga pošte in dopolnimo manjkajoče podatke. Ob shranitvi računa je možnost nastavitve, da program opozori na podvojen račun pod pogojem, da ima nov račun isto dobaviteljevo številko, isti znesek, isti partner, isto leto, isti konto obveznosti, kot že shranjen račun.

Vnos in knjiženje prejetih računov izvajamo v programskem modulu Dokumenti / Prejeti računi. V primeru izbora po številki dokumenta program ponudi status računov glede na prvi račun z izbranim števcem.

Možnosti nastavitev

Polja, ki jih bomo spremljali na glavi računa spremljali in njihov vrstni red za vnos, je mogoče prilagoditi zahtevam naročnika. Možno je nastaviti ali bomo po glavi prejetega računa nadaljevali z vnosom pozicij računa ali pa bomo nadaljevali z vnosom naslednje glave računa. Možna je tudi nastavitev internega številčenja dokumentov in sicer glede na datumsko obdobje (datum veljave ali datum računa dobavitelja) ali dodatne pogoje (simbol, oznaka računa, enota podjetja...).

Dodeljevanje internega števca

Ob prvem vnosu dokumenta v novem letu, glede na nastavitvene pogoje dodeljevanja števca, nas bo program opozoril in ponudil prednastavljen števec za dokument. Ponujen interni števec lahko spremenimo (možen vpis le števil). Po potrditvi bo program za naslednje vnose avtomatično dodeljeval interni števec. Internega števca po shranitvi ni možno spreminjati.

Statusi zapisa dokumenta

- 1 - uvoženo: po uvozu računov, interni števec še ni dodeljen;
- 6 - neknjiženo: dokument ima dodeljen števec in ga lahko damo v postopek podpisovanja;
- 5 - v podpisovanju: dokument podpisan s strani prvega podpisnika v postopku podpisovanja s programom Podpisovanje;
- 6 in vpisan datum vrnitve iz podpisa: račun podpisal zadnji podpisnik in s tem zaključil postopek likvidacije. Omogočen prenos obveznosti v saldakonte;
- 9 - knjiženo: ko na dokumentu vnesemo vse pozicije, lahko izvedemo knjiženje računa in s tem omogočimo prenos v glavno knjigo in druga knjigovodstva;
- Z - zavrnjeno: če podpisnik račun v programu Podpisovanje zavrne se na glavi računa v polju indikator zavrnitve vpiše znak Z. Referentka v programu Zajem sproži akcijo dokončne zavrnitve dokumenta preko desnega menija in ob tem dobi zapis status Z - zavrnjeno.
- B - brisano: v primeru, da je pri vnosu prišlo do napake in zapis brišemo, bo zapis dobil status B - brisano.

Vnosna polja na glavi računa

Katera polja bomo na glavi prejetega računa vnašali, je odvisno od opcij, ki jih imamo na prejetih računih določene. Seznam možnih polj si lahko ogledate v poglavju Vnosna polja glave prejetega računa.

Opcije desnega menija:

• Pozicije računa:

Prikažejo se vse pozicije računa, na katerem stoji kazalček; pozicije je možno dodajati, korigirati, izpisati ali brisati. Dvojni klik na glavo dokumenta prikliče okno za vnos pozicij;

• Likvidacija računa po e-pošti:

Pošiljanje podatkov o prejetem računu s pripeto priponko na elektronski naslov. V primeru, da smo priponko na dokument v zajemu predhodno pripeli se samodejno pripne v elektronsko pošto;

• Uvoz prejetih računov:

Uvoz prejetih računov iz Knjige pošte, iz programa Fakturiranje ali elektronskih računov preko vhodne tabele za Zajem _ZAJ_PF_GL;

• Sprememba datuma veljave:

Sprememba datuma veljave prejetim računom iz pregleda. V primeru, da ima uporabnik pravico, da obdeluje vse račune, se bodo za popravek ponudili le računi, ki imajo na glavi računa vpisan naš logname (smo lastniki zapisa). V primeru, da želimo spremeniti datum veljave na računih od drugih uporabnikov, moramo najprej s prevzemom lastništva dokumentov, spremeniti logname. To naredimo z opcijo desnega menija Prevzem lastništva.

Narejena je kontrola na leto dokumenta. Datum se spremeni na glavah in pozicijah računov. Datum veljave je možno spreminjati samo na mlajšega, ne pa za nazaj. Računom iz pregleda, ki imajo datum veljave nižjega od novega, se datum veljave ne spremeni.

• Sprememba davčnega datuma:

Opcija omogoča spremembo davčnega datuma na glavi in pozicijah dokumenta. V primeru, da ima pred tem dokument različne datume lahko na novo popravimo davčne datum na pozicijah oziroma izberemo opcijo za prepis novega davčnega datuma na vse pozicije.

Davčnega datuma ne dopuščamo popravljati na starejši datum od trenutnega.

• Izbor:

Ponovni nabor računov - prikaz vstopne maske za ponovni izbor omejitvenih pogojev.

• Zavrnitev računa:

Račun ohrani vse vnesene podatke nespremenjene (števec, oznaka...), spremeni pa se status računa na zavrnjeno in možnost izpisa spremnega dopisa. Brišejo se povezave do povezanih prevzemnic.

• Brisanje oznake zavrnitve:

Omogoča spraznitev polja "Začasni indikator zavrnitve" na glavi prejetega računa. V to polje program vpiše oznako "Z" v primeru zavrnitve računa s strani podpisnika, ki uporablja opcijo "Podpisovanje" v programu Zajem ali pa potrjevanje v okviru procesne verige podpisovanja. Nov indikator pomaga uporabniku v računovodstvu, da vidi na pregledu neknjiženih prejetih računov, da je bil račun s strani podpisnika zavrnjen zaradi različnih razlogov. Razlogi za zavrnitev so vpisani v tekstovnem polju. Od teh razlogov je odvisno ali uporabnica dokončno račun tudi zavrne (sprememba statusa računa) ali pa odpravi razlog za zavrnitev (npr. napačna podpisna veriga...) in sprazni indikator zavrnitve z opcijo na desni klik (meni Dokumenti/Prejeti računi-neknjiženi): "Brisanje oznake zavrnitve".

• Izpis:   

- omogočen je izpis Likvidacijskega lista za prejeti račun,

- seznam prejetih računov,

- seznam po podpisnikih, po nabavnih referentih;

• Pregled:

- slik računa

- projekta

• Knjiženje dokumentov:

Možnost knjiženja izbranih dokumentov, katerih lastnik je prijavljeni uporabnik v programski modul. Knjiženje računa od drugega uporabnika je omogočeno le v primeru prevzetja lastništva z opcijo Prevzem lastništva. Nadaljnji izbor katere dokumente bomo knjižili izvajamo na zavihku Izbor dokumentov;

• Knjiženje enega dokumenta:

Možnost knjiženja enega dokumenta, katerega lastnik smo sami. V primeru, da je dokument, ki ga želimo knjižiti, last drugega uporabnika, nas program o tem obvesti in ponudi možnost ali želimo prevzeti lastništvo nad dokumentom;

• Kopiranje računa:

možnost kopiranja enega dokumenta. Ob tem vnesemo datuma za novi dokument. Nov zapis ima status neknjiženo;

• Prevzem lastništva:

Prevzem lastništva nad dokumenti drugih uporabnikov. Možnost izbora med posameznim dokumentom ali med vsemi dokumenti uporabnika na katerem stoji program na pregledu;

• Avtomatski storno:

možnost storniranja enega dokumenta za celoten ali delni znesek (kopiranje z negativnimi zneski). Opcija je aktivna le pri izboru knjiženih računov. Nov zapis dobi status neknjiženo. Pred potrditvijo storno zapisa imamo možnost vnosa datumov za novi zapis in v kakšnem znesku račun storniramo;

• Odložena plačila - obroki:

Opcija aktivna v primeru, da imamo dodatno opcijo za odložena plačila, obroke, vključeno;

• Povezava s prevzemnicami:

Pregled prevzemnic za dokument, ki so bile povezane s prejetim računom na polju št. prevzemnice - glava dokumentov (preko vmesne tabele ZAJ_PREVZEM);

• Prenos na neknjiženo:

možnost prenosa prejetega računa na status neknjiženo in sicer je možno prenesti na status neknjiženo v programu Zajem prejete račune, ki so:

- status zavrnjeno,

- status brisano,

- status knjiženo (še ni preneseno v glavno knjigo in vodenje projektov). Omejitve na zaključenost poslovnega, davčnega obdobja ni, ker se izvaja kontrola na vnosu in ob knjiženju prejetega računa;

• Vnos datuma vrnitve iz podpisa:

hitrejši vnos datuma vrnitve kot s pomočjo zavihka Korekture;

V primeru, da želimo vpisati "datum iz podpisa" večim prejetim računom naenkrat uporabimo posebno ikono na pregledu.

• Obarvaj ozadje:

- starejši od tekočega meseca,

- nezavrnjeni,

- nepreneseni v saldakonte,

- vrstično;

• Razlaga polj:

prikaz šifranta za polja Partner, Konto in Simbol in v primeru vodenja po enotah, stroškovnih mestih - razlaga polj Enota, Stroškovno mesto;

• Izvoz podatkov:

prenos podatkov v Excel ali drugo obliko datoteke;

• Iskanje:   

možnost iskanja po vneseni besedi po tipih polj. Bližnjica je CTRL + F.

• Nastavitev pregleda:

omejitev pregleda na poljubne podatke ali razvrščanje po poljubnem vrstnem redu polj. Izbrani pregled se shrani. Tipka ponastavi omogoča vrnitev na polj na privzeto nastavitev pregleda.

• Sprememba števca:

Omogočeno je na neknjiženih, zavrnjenih ali brisanih prejetih računih ponastaviti, zbrisati dodeljeni interni števec. Program opozori, da v primeru, ko to ni zadnje dodeljena interna številka števca, bo ta številka manjkala. Po potrditvi opozorila program interni števec dokumenta spremeni na 00-00000 tako na glavi kot vnesenih pozicijah računa. V opisno polje vpiše kdo in kdaj je spremembo izvedel. Ponovna dodelitev števca se izvede preko zavihka Korekture.

Če števec računa ni dodeljen, je omogočeno tudi spremeniti datum veljave računa v npr. preteklo leto, če imamo tak primer. Po shranitvi spremembe program dodeli števec glede na novo določene podatke.

Vnosna polja glave prejetega računa

Odpiranje polj za vnos, popravek je mogoče nastaviti glede na želje naročnika. Nekatera polja so za vnos obvezna. Pri določitvi vrstnega reda polj je poleg želje naročnika potrebno upoštevati še kako pomoč na posameznih poljih deluje (vsebinska povezava polj).

Interna označitev računa

Številka dokumenta:
program poda zaporedno interno številko računa iz števca (glede na enoto). Omogočeno je številčenje ločeno po dodatnem pogoju npr. oznaki. 

Simbol:
simbol pod katerim bo račun prenesen v programski paket Saldakonte, Glavna knjiga, Spremljanje projektov.

Oznaka:
oznaka prejetega računa - predlagamo PF, za dobropis DBP in BMP za bremepis, S za storno prejetega računa, A za avansni račun. Pomoč je iz šifranta Oznak. Ponudijo se oznake, ki imajo v šifrantu oznak vpisan izbrani simbol iz prejšnjega polja ali imajo simbol v šifrantu oznak prazno.

Konto:
vnesemo konto dobavitelja (za saldakonte). Ob tem se izvede kontrola glede na XVNKON (najmanjša dopustna dolžina konta. Obveznost se knjiži v dobro. Pomoč je iz šifranta Kontni načrt.

Partner:
šifra partnerja (pošiljatelj oziroma partner, kateremu se bo plačal prejeti račun, največkrat je to tudi dobavitelj). Hkrati se prikaže nekaj njegovih osnovnih podatkov, med drugim tudi podatek ali je sploh DDV zavezanec (glede na indikator v matični datoteki). Vzpostavljena je pomoč iz šifranta Partnerjev, kjer lahko s posebno ikono izvajamo tudi direkten vnos novega partnerja če ugotovimo, da v šifrantu partner še ni evidentiran.

Dobavitelj:
dejanski dobavitelj blaga, izvajalec storitev, ipd.; ta se izpiše v knjigi prejetih faktur v koloni dobavitelj; običajno je enak partnerju, ni pa nujno (računi za kartice, uvoz) Pomoč iz šifranta Partnerjev.

Št. dob. fakture:
številka dobaviteljevega računa. Po potrditvi vnosa se izvaja programska kontrola, če navedena dobaviteljeva številka že obstaja med prejetimi računi. Program preveri med neknjiženimi, knjiženimi in zavrnjenimi prejetimi računi. V primeru, da enaka številka dokumenta obstaja, program javi obvestilo za uporabnika.

1. Na vnosu in na korekturah je po potrditvi vsebine polja Št.dob.računa kontrola ali račun s takšno številko že obstaja. Preverja pa vse že knjižene in neknjižene račune partnerja. Pogoj za kontrolo je že vnesen datum veljave računa.
Če datuma veljave nimate vpisanega, program ne izvaja kontrole na vnosu in korekturah, torej ne javi spodaj prikazanega obvestila.
2. Knjiženje računa: kontrola se nahaja tudi na knjiženju računa. Gre pa samo za obvestilo in ne za blokado knjiženja. 

Opombe:
opombe h glavi določene fakture. V primeru, da želimo, da se polje prenese na pozicijo prejete fakture, se v sistemsko spremenljivko XPF_PVVA (nivo 4-MIT) vpiše nov valid VA_OPOMBE. Pri prenosu podatkov v saldakonte se polje Opomba iz glave prenese v polje opis odvisno od sistemske nastavitve spremenljivko XOPIS.

V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid: VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'OPOMBE' ). 
Primer: left(arh_gl.opombe,30) - prenos se izvede samo za polje Opombe, lahko pa polje tudi sestavljamo iz različnih drugih polj, ki se ob prenosu v SAK vpišejo v polje Opis npr. left(arh_gl.strac_d+alltrim(arh_gl.storno)+' '+arh_gl.strm,30)... nastavitev je pod zaščito vzdrževalca sistema.

Opis:

V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid: VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'OPIS' )

Besedilo:

V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid: VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'BESEDILO' )

Možen klic tudi na pozicijah ZAJ_PF_PP.Parametri funkcije
tcTabela - tabela ki se kontrolira   --- 'ZAJ_PF_GL'
tcPolje - polje ki se kontrolira --  'OPOMBE'
tcPogoj - dodatni pogoj npr. datumska omejitev 
tcTop - št. zapisov npr '10', ali '100 PERCENT' -- default 10

Povezave računa z drugimi dokumenti

Vrsta fakture:
Vnos oznake za vrsto računa:
- DBP, če gre za dobropis,
- BMP, če gre za bremepis (ne glede na to če je za te vrste faktur vnesena že posebna oznaka fakture; v primeru običajne fakture ostane polje prazno. Če se v polje Vrsta fa. vpiše DBP (dobropis), BMP (bremepis) ali S (storno), se na polju Vezava ponudijo vsi vneseni računi za vpisanega partnerja in konto. Če se potrdi eden od njih, se števec zapiše v polje Vezava,
- S - ročni storno dokumenta,
- prazno, če gre za redni račun, pa je obvezno potrebno v polje Vezava vpisati 0 (številka nič).

Vezava:
če gre za dobropis (DBP), bremepis (BMP) ali storno (S), se vnese vezni dokument -interna številka fakture na katero se nanaša. V primeru, da je račun v saldakontih že zaprt, program vpraša ali se želi račun v takem primeru odpreti. Če izberemo opcijo Da - se račun v saldakontih odpre in se bo zaprl s storno knjižbo, ki jo vnašamo. Če izberemo Ne, pa bo v takem primeru je potrebno dobropis ročno zapirati z računom - v paketu Saldakonti.

Številka predračuna:
številka predračuna na podlagi katerega je bilo dano predplačilo in prejeti račun na podlagi tega predplačila, vzpostavi se povezava knjižb danih predplačil in povezava s Saldakonti.
V primeru, da vpišemo v polje številko od 1-9, se nam za izbor ponudijo odprta plačila za izbranega partnerja, ki so knjižena na kontu avansa (v kontnem načrtu je označen z oznako AV - polje Avans). Predračun vpišemo, izberemo pri avansnih računih in računih plačanih z avansom.

Številka prevzemnice:
Program omogoča povezavo med knjiženimi prevzemnicami in prejetim računom za vrednost materiala, vnesenega v programskem paketu Materialno blagovno knjigovodstvo. S pomočjo poročila Kontrolnik prevzemnic lahko preverimo za katere prevzemnice nismo prejeli računov, kateri računi s prometom na prehodnem kontu nimajo enakega zneska kot prevzemnice.
Na polju št. prevzemnice vpišemo številko od 1 do vključno 9. To nam omogoči vzpostavitev povezave s knjiženimi, neizbranimi prevzemnicami za partnerja, vpisanega v polju Partner tega prejetega računa.
S klikom v okence pod nazivom "Potrditev" izberemo želeno prevzemnico. Druga možnost izbora ustreznih prevzemnic je s pomočjo opcije na desni klik - označi vse, ali označi za zbir (pomembno kje stoji v trenutku izbora kazalček). V zgornjem delu okna se izračunava stanje izbranih prevzemnic.
Povezavo med prevzemnico in prejetim računom lahko kreiramo za istega partnerja za celotno ali za del prevzemnice in sicer tako, da v polju saldo zapišemo znesek, za katerega želimo povezavo kreirati. Prevzemnice z nabavno vrednostjo dobavitelja 0,00 so izločene iz pregleda. 

Zneski, ki so prikazani v oknu za kreiranje povezave so:
- saldo (nabavna vrednost prevzemnice v originalni denarni enoti, ki jo lahko po želji znižamo);
- € (znesek nabavne vrednosti prevzemnice preračunano po tečaju prevzemnice);
- tečaj za 1 - tečaj iz prevzemnice;
- denarna enota - denarna enota prevzemnice;
- dobaviteljeva vrednost - dobaviteljeva vrednost prevzemnice, ki je lahko enaka znesku v saldo, če ni prevzemnica že zaprta na drugem računu;
- znesek_gk - znesek iz prevzemnice, ki se je prenesel v glavno knjigo iz materialno blagovnega knjigovodstva.

Ko se z izborom strinjamo, zapremo okno s klikom na ikono za izhod tega okna prevzemnic. Po shranitvi glave prejetega računa se na izbrane prevzemnice v materialnem knjigovodstvu zapiše številka in datum dobaviteljevega računa in še unikatna številka prejetega računa, ki je osnova za povezavo in naknadno kontrolo med prevzemnicami in prejetimi računi.
Na naslednjem računu istega partnerja je prikazan znesek v polju saldo le še za razliko.
Če želimo videti pozicije prevzemnice imamo opcijo na desni klik pozicije prevzemnice. Pokažejo se vse pozicije za prevzemnico na kateri stoji kazalček.

Prejeti račun lahko povežemo s prevzemnico za vpisanega partnerja. Povezave za morebitne odvisne stroške zato ni omogočeno vzpostaviti. Prevzemnice, ki nimajo vpisanega zneska v polju nabavna vrednost dobavitelja oz. je ta vrednost 0,00 so izločene iz pregleda.
V primeru, da želimo prejeti račun na katerem smo označili prevzemnice dokončno zavrniti, moramo predhodno odznačiti izbrane prevzemnice.

Če se vračamo v polje številka prevzemnice na glavi prejetega računa na zavihku korekture, se nam pokažejo vse razpoložljive prevzemnice in tiste, ki so bile označene na tem prejetem računu v npr. postopku vnosa. Pomembno je, da se ob shranitvi predhodno označane povezave nadomestijo z označenimi povezavami med prevzemnicami in računom.

Če želimo le preveriti katere prevzemnice so označene na tem računu to storimo v meniju na desni klik Povezave / Prevzemnice ali na zavihku Povezave - Pozicije prevzemnic v MBK (seštevek je dodan v prvi vrstici s št. dokumenta 00-00000) ali s klikom na desni klik in izbor podmenija "Povezava s prevzemnicami".

Po knjiženju prejetih računov izvajamo kontrolo med prevzemnicami v materialnem knjigovodstvu in med prejetimi računi v meniju Poročila/Kontrolnik prevzemnic.

Številka naročilnice:
povezava prejetega računa s številko naročilnice iz programa nabava. Vnos številke od 1-9 omogoči vključitev hitre pomoči in sicer se predlagajo vse naročilnice za vpisanega partnerja na tem računu, razen tistih, ki so brisane v celoti (status na glavi='Z') ali imajo brisano pozicijo (polje ind na poziciji ='Z'). S tipko <Enter> izberemo tisto naročilnico, na kateri v tem trenutku stoji kazalček. V primeru, če je ta naročilnica že izbrana na drugem prejetem računu, program javi na katerem prejetem računu je ta naročilnica že izbrana. Kontrola je tako na knjižene kot neknjižene prejete račune. Predlagajo se le naročilnice, ki nimajo vpisane količine - storitvene naročilnice.

Pogodba:
številka nabavne pogodbe. Prikažejo se vse pogobe naročnika, razen brisanih.

EUL:
oznaka EUL v primeru povezave z Zunanjo trgovino - Uvoz; predvsem pomemben podatek pri DDV povezanih računih (uvozna faktura in obračun carine, zato priporočamo njegov vnos; če se k prejeti fakturi veže več EUL, se podatki vnašajo na pozicijah, ki naj bodo razbite po teh EUL; pri prejetih računih - (ob)računih carine se na podlagi tega podatka izvede tudi preverjanje ali uvozni račun s podano oznako EUL sploh obstaja; nato se Izvede avtomatični predvpis datuma EUL, prikaz podatkov partnerja uvoza in zneska uvoznega računa.

Datum EUL:
datum EUL

Nabavni referent:
šifra nabavnega referenta (opcija). Pomoč na šifrant delavcev.

Datumski podatki računa

Datum veljave:
datum, s katerim se bo prejeti račun evidentirala v knjigo računov, oziroma v poročila za Glavno knjigo (običajno datum odpreme oz. opravljene storitve na dobaviteljevem računu)

Datum odpreme:
datum opravljene storitve ali odpreme blaga od dobavitelja

Datum fakture:
datum izstavitve računa od dobavitelja

Datum prejema:
datum prejema računa

Davčni datum:
določa davčno obdobje, ki se ponudi na vnosu davčnih pozicij na prejetem računu. Davčni datum na poziciji določa v katerem davčnem obdobju se bo račun upošteval.

Dni za valuto:
V polje Rok za plačilo program preračuna datum iz datuma računa, podaljšano za rok. V primeru, da imamo odprto polje Datum odpreme, pa se Valuta izračunava glede na datum odpreme + dni za valuto. Polje se nastavi na željo naročnika. Polje rok za plačilo mora biti na vnosnem nizu pred poljem Valuta. Če je na Partnerjih odprto polje ZA_VANA (število dni za plačilo prejetih računov), se podatek prepiše v polje ZA_VA na glavi prejetega računa ob vnosu/korekturah glave računa. Število dni na partnerju se prepiše tudi v Knjigi pošte za prejete račune in se prenese v vmesno tabelo _ZAJ_PF_GL. 
Če polje na partnerju naknadno odpremo, je potrebno vpisati na neknjižene prejete račune v glavo podatek o številu dni, saj se prepis za stare glave ne naredi, samo za vse naslednje nove glave računov. 

Valuta:
datum valute (plačilnega roka); vnese se tudi pri bremepisih/dobropisih, da se upošteva pri skupnem virmanu oz. pri pripravi diskete za agencijo. V primeru, da imamo v šifrantu partnerjev vneseno število dni za plačilo (polje ZA_VA), se nam Valuta izračuna glede na število dni za plačilo iz šifranta partnerjev. Če na glavi prejetega računa vpišemo Dni za valuto različno od 0, se nam valuta izračuna glede na podatek iz glave računa.

Polja pomemba za spremljanje likvidature računa

Datum v podpis:
datum predložitve fakture v podpis (opcija vodenja faktur po podpisnikih). 

Datum vrnitve:
datum vrnitve podpisane fakture (opcija vodenja faktur po podpisnikih). Ko je datum vrnitve za prejeti račun vpisan, lahko po dopolnitvi podatkov na pozicijah izvedemo knjiženje prejetega računa. 

Podpisnik:
šifra podpisnika fakture (opcija vodenja prejetih računov po podpisnikih). Spremljanje po podpisnikih je omogočeno glede na ustrezno nastavitev sistemske nastavitve XPODP. Šifro podpisnika izberemo iz šifranta delavcev.

Procesna veriga:
šifra procesne verige v kateri imamo določene podpisnike za potrjevanje prejetega računa v programskem paketu Podpisovanje.

Polja pomembna za predpripravo plačilnega naloga in spremljanje obveznosti

Znesek:
skupen znesek računa, ki ga moramo plačati dobavitelju. Po potrditvi vnosa zneska se izvaja programska kontrola, če navedeni znesek že obstaja med prejetimi računi partnerja. Program preveri znesek med neknjiženimi, knjiženimi in zavrnjenimi prejetimi računi. V primeru, da enakznesek obstaja, program javi obvestilo za uporabnika.

Denarna enota:
oznaka denarne enote (devize), ki se prebere iz izbranega konta obveznosti iz glave računa. Denarna enota za izbrani konto je vpisana v kontnem načrtu. Za vsako obveznost, ki jo želimo voditi v saldakontih po originalni denarni enoti moramo imeti svoj konto (konto obveznosti za EUR, USD...). V saldakontih so torej poročila v originalni denarni enoti in v EUR. V glavni knjigi so knjižbe v EUR in opcijsko v originalni denarni enoti.

Tečaj za 1:
tečaj za eno denarno enoto (za preračunavanje v tolarsko protivrednost); če gre za domačo prejeto fakturo v EUR, je tečaj 1; pri opciji deviznih saldakontov (vnašanje tečajev v datoteko tečajev), se predhodno, glede na vneseno denarno enoto, pripravi ustrezen tečaj; po potrebi se ga lahko korigira, korigiran tečaj se v primeru nastavitve spremenljivke XTOLERANCA (v % dovoljeno odstopanje tečaja od tečajne liste) ustrezno preveri glede na datum veljave fakture.

Transakcijski račun:
Izbor iz šifranta partnerjev za izbranega partnerja. V primeru, da ima partner več transakcijskih računov naj bodo vpisani v šifrantu Transakcijskih računov partnerja. Če vnesemo celotni transakcijski račun partnerja (19 znakov) nas program vpraša ali želimo shraniti nov transakcijski račun v šifrant in ob potrditvi nam bo program nov transakcijski račun vpisal v polje transakcijski račun partnerja in v ločeno tabelo šifrant transakcijskih računov partnerja.

Pri domačih partnerjih program prebere šifro banke iz prvih 6 mest transakcijskega računa partnerja. 
Če je partner tujec in transakcijskega računa še nimamo vpisanega v seznam partnerjevih računov se ponudi možnost vnosa banke partnerja. 

Šifra banke je v tem primeru prvih 6 mest transakcijskega računa. 

V primeru potrditve se odpre takoj tudi okno za vnos podatkov banke. Za potrebe eRačunov so obvezni podatki Naziv banke, Naslov, Kraj, BIC koda, oznaka države in za plačevanje po SEPA standardu tudi oznaka ali je država v območju SEPA standarda. 

Po vnosu se izvede vpis transakcijskega računa v seznam računov partnerja. 

Koda namena:
je šifrant, ki ga je potrebno definirati na UPN obrazcu oziroma pri pripravi plačil obveznosti plačilnega sistema SEPA. Šifrant je objavljen na spletni strani Združenja banl Slovenije.

Koda:
Pomoč iz šifranta Kode, v katerim je podrobneje specificirano predvideno plačilo računa. V primeru, da imamo v šifrantu partnerjev odprto polje koda in ga tudi vnašamo, se nam bo po potrditvi izbora partnerja na glavi prejetega računa (polje Partner) vpisala koda od izbranega partnerja iz šifranta partnerjev. Kodo lahko spremenimo v programu Zajem pred knjiženjem oziroma prenosom računa v saldakonte ali pa v saldakontih (če imamo ustrezne pravice).
 
Število obrokov:
Polje se uporablja v primeru spremljanja obrokov v paketu ZAJ. Če je v tem polju vpisana vrednost, ki je večja od 1, to predstavlja število obrokov. Podatke o obrokih se pregleduje in ureja v meniju na desnem kliku miške Odložena plačila.

Model in sklic:

Podatka sta pomembna za plačilne naloge in za pripravo datoteke s plačili. Avtomatski vpis modela in sklica se izvaja po naslednjih pravilih:

1. če uporabnik potrdi polje Dobaviteljeva številka z "enter", se v sklic prepiše vsebina in sicer brez posebnih znakov in črk. Model je ta trenutek še prazen.
2. če uporabnik potrdi podatek Transakcijski račun partnerja, se zgodi sledeče:

- če je TRR prazen (partner nima vpisanega TRR), se v model vpiše 99, če sklica ni oziroma 00, če je sklic vpisan. Uporabnik mora sam popraviti model, če je partner tujec. 

- če je TRR partnerja z oznako SI (slovenski TRR), se vpiše model 99, če sklica ni oziroma 00, če je sklic vpisan.

- če je TRR partnerja tujca, se v model vpiše NRC, če sklica ni oziroma RF, če je sklic vpisan.

Dodana je kontrola na model 00, ki zahteva: 
"V primeru, da je v polju Model vpisan 00 (ODOBR1), naj se izvaja kontrola na dolžino sklica (ODOBR2), ki je za model 00 praviloma sledeč: 00 : P1 - P2 - P3
"Podatek v polju sklicevanje na številko je lahko izpisan z enim, dvema ali s tremi podatki (P1 – P2 – P3). Podatki so ločeni z vezajem. Dolžina enega podatka je omejena na 12 številčnih znakov.


Pravilo za avtomatsko polnjenje modela na glavi vnosa prejetega računa (ZAJ)

1. Potrditev transakcijskega računa partnerja:

- Če je partnerjeva banka v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko vpiše model RF

- Če partnerjeva banka ni v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko vpiše model NRC

- Če ima partner domačo banko, se vpiše 00, če je sklic vnesen in 99 če sklica ni. 

2. Potrditev polja Sklic:

Če ima partner domačo banko in prazen sklic, se nazaj vpiše model 99, drugače pa 00. 

Dodatna davčna številka računa:

Omogočen je tudi vnos računa na dodatno davčno številko podjetja, pogoj pa je vklopljena dodatna opcija. Če je polje prazno pomeni, da je bil izveden vnos na domačo davčno št.