Šifrant se uporablja za vnos razdelitvenih ključev, s katerimi se po fiksnih odstotkih razbijejo zneski s splošnega projekta in/ali stroškovnega mesta na konkretne šifre.

Razdeljevanje zneskov stroškovnih mest po ključih izvajamo:
- v spremljanju projektov / Delitev stroškov po ključih
- v modulu Zajem prejetih računov / delitev pozicij glede na delilnik po stroškovnih mestih

Razdelitveni ključi - stroškovna mesta

V šifrant vnesemo naslednje podatke:
Ključ: poljubno šifro razdelitvenega ključa
Opis: poljuben opis vrste razdelitvenega ključa
Stroškovno mesto: šifro stroškovnega mesta, ki ga želimo procentualno razdeliti
Faktor: odstotek zneska splošnega projekta / stroškovnega mesta, ki se bo prenesel na izbrani projekt / stroškovno mesto. Zapisan je v obliki faktorja, torej 0,500000 pomeni 50 %.

Program opozori, če se na posamezen ključ določi več kot 100 % oziroma več kot faktor 1. Zapis se kljub temu shrani, vendar ga je možno popraviti.


Razdelitvene ključe lahko prej pripravimo v Excel-u in s posebno opcijo na desni klik izvedemo uvoz podatkov.


Izračun razdelitvenih ključev

Če se razmerje med količniki na razdelitvenem ključu obdobno spreminja in ga je mogoče izračunati iz podatkov v Orkestru, nam je lahko v pomoč pri izračunu delilnih ključev ta šifrant.

V šifrant vnesemo oznako in opis avtomatskega izračuna. V polje Za ključ lahko vpišemo šifro ključa, ki se bo ponudila pri dejanski sprožitvi izračuna delilnika. Najpomembnejši del pa predstavlja pravilna poizvedba, s katero program izračuna ustrezne količnike po stroškovnih mestih oziroma projektih.

Oznaka: Poljubna oznaka ključa
Opis: poljuben opis
Za ključ: Številka delilnika, na katerega se bodo generirali ključi
Poizvedba: vnos SQL stavka

Desni meni omogoča dejanski izračun razdelitvenih ključev. Z izborom ustrezne opcije v desnem meniju določimo, ali se razdelilni ključ izračuna za stroškovna mesta in zapiše v šifrant razdelitvenih ključev za stroškovna mesta, ali pa za stroškovna mesta in projekte in zapiše v šifrant Razdelitveni ključi projektov.

Pri izračunu ključev za prvi dve opciji desnega menija lahko določimo izbor nekaterih polj ob izračunu ključa. Če izbrani ključ v šifrantu razdelitvenih ključev že obstaja, moramo potrditi prepis podatkov na isti ključ. Lahko pa izberemo nov ključ.

Če pa želimo bolj kompleksno pripravo enačbo delitve, pa izberemo opcijo Priprava enačbe delitve v desnem meniju.

Primeri vnosov SQL stavkov:

Primer 1:

Izbor podatkov stroškovno mesto, znesek v dobro iz vodenja projektov s pogoji, da se stroškovno mesto na knjižbi začne na številko 2 in ima datum veljave v izbranem datumskem obdobju:

SELECT strm, sum(dobro) as znesek FROM vp_vknjiz1 WHERE strm like '2%' AND datv BETWEEN ?ldatv1 AND ?ldatv2 group by strm

Primer 2:

Izbor podatkov stroškovno mesto, znesek v dobro iz vodenja projektov s pogoji, da se konto začne na 76 (realizacija), združeno po stroškovnih mestih:

SELECT strm, sum(dobro) as znesek FROM vp_vknjiz1 WHERE konto like '76%' group by strm

Primer 3:

Izbor podatkov projekta št. 0202 (če je polje projekt daljše, je obvezno potrebno dodati presledke), stroškovno mesto, znesek v dobro iz vodenja projektov s pogoji, da se stroškovno mesto na knjižbi začne na številko 07 in se konto začne na 76 (realizacija), združeno po stroškovnih mestih:

SELECT '0202 ' as projekt, strm, sum(dobro) as znesek FROM vp_vknjiz1 WHERE strm like '07%' AND konto like '76%' group by strm

To so formule delilnih ključev, ki jih vpišeš v desno okno. Pomembno je, da imamo polja strm, projekt(opcija) in znesek. V WHERE delu lahko uporabimo spremenljivke (tool tip):

lcEnota, lcKonto, lDatv1, lDatv2, ki se potem pokažejo na izbiri.

Primer 4:

SELECT PO.STRM, SUM(ar.pret1*PO.Q_PRIZNA/AR.PRET3/PO.Q_DELDEJ) AS ZNESEK
FROM PZ_POVIN AS PO JOIN VSI_ARTIKLI AS AR ON po.sifpro=ar.sifpro
WHERE YEAR(po.dat_dela)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(po.dat_dela)=MONTH(GETDATE())-1
GROUP BY PO.STRM

Primer 5:

SELECT PO.STRM, SUM(ar.pret1*PO.Q_PRIZNA/AR.PRET3/PO.Q_DELDEJ) AS ZNESEK
FROM PZ_POVIN AS PO
JOIN VSI_ARTIKLI AS AR ON po.sifpro=ar.sifpro
WHERE po.strm like '321%' and YEAR(po.dat_dela)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(po.dat_dela)=MONTH(GETDATE())-1
GROUP BY PO.STRM 

Primer 6:

SELECT PO.STRM, SUM(ar.pret1*PO.Q_PRIZNA/AR.PRET3/PO.Q_DELDEJ) AS ZNESEK
FROM PZ_POVIN AS PO
JOIN VSI_ARTIKLI AS AR ON po.sifpro=ar.sifpro
WHERE po.strm like '322%' and YEAR(po.dat_dela)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(po.dat_dela)=MONTH(GETDATE())-1
GROUP BY PO.STRM

Primer 7:

SELECT PO.STRM, SUM(ar.pret1*PO.Q_PRIZNA/AR.PRET3/PO.Q_DELDEJ) AS ZNESEK
FROM PZ_POVIN AS PO
JOIN VSI_ARTIKLI AS AR ON po.sifpro=ar.sifpro
WHERE po.strm like '323%' and YEAR(po.dat_dela)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(po.dat_dela)=MONTH(GETDATE())-1
GROUP BY PO.STRM

Primer 8:

SELECT STRM,SUM(DOBRO) AS ZNESEK
FROM VP_VKNJIZ1
WHERE (KONTO LIKE '760%' OR KONTO LIKE '761%' OR KONTO LIKE '762%' OR KONTO LIKE '763%' )
AND YEAR(DATV)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(DATV)=MONTH(GETDATE())-1 AND STRM LIKE '6%'
GROUP BY STRM

Primer 9:

SELECT PO.STRM, SUM(ar.pret1*PO.Q_PRIZNA/AR.PRET3/PO.Q_DELDEJ) AS ZNESEK
FROM PZ_POVIN AS PO
JOIN VSI_ARTIKLI AS AR ON po.sifpro=ar.sifpro
WHERE po.strm like '60%' and YEAR(po.dat_dela)=YEAR(GETDATE()) AND MONTH(po.dat_dela)=MONTH(GETDATE())-1
GROUP BY PO.STRM

Razdelitvene ključe lahko pripravljamo za stroškovna mesta in za projekte. Vsak šifrant ima svoje razdelitvene ključe, ki jih lahko vnašamo neposredno v šifrant razdelitvenih ključev ali pa jih izračunamo s pomočjo delilnih ključev.

- Razdelitveni ključi stroškovnih mest

- Razdelitveni ključi projektov

- Izračun delilnih ključev

- Konti za prekontacijo ob delitvi stroškov

Priprava enačbe delitve

Če želimo bolj kompleksno pripravo delilnih ključev iz podatkov v Vodenju projektov, uporabimo opcijo Priprava enačbe delitve znotraj šifranta Izračun delilnih ključev. Ta opcija nam je pomočnik pri vpisu ukaza za nabor pogojev za izračun delilnih ključev. Podatki se berejo iz podatkov v Vodenju projektov. V tem pomočniku je omogočeno izločiti podatke za nekatera stroškovna mesta in projekte. Lahko pa tudi določimo fiksen odstotek nekaterim stroškovnim mestom in projektom.

Priprava enačbe in izračun delitvenih ključev

Najprej odpremo novo šifro izračuna delilnega ključa. V poizvedbo ne vpisujemo enačbe, pač pa samo npr.

V desnem meniju izberemo opcijo Priprava enačbe delitve in vpišemo želene pogoje. Če vpišemo vrednost v polje Ključ, se ob vsakem zagonu izračuna delilnih ključev ponudi ta šifra ključa za vpis delilnikov. Polje lahko pustimo prazno in ob vsakem izračunu sami vpišemo šifro ključa. Lahko pa ponujeno šifro ključa popravimo. 

V polju Izloči projekte lahko vpišemo projekte, ki jih v celoti želimo izločiti iz nabora podatkov. Če pa želimo izločiti samo del projekta, pa vpišemo v rubriko Izloči projekte na stroškovnih mestih konkreten projekt in stroškovno mesto, ki ga ne želimo upoštevati pri izračunu podatkov. Za te podatke se tudi ne izračuna delilni ključ.

V rubriko Fiksni ključi, ki sestavljajo delilnik pa vpišemo konkretno stroškovno mesto, projekt in faktor, ki njima pripada. Znesek se porazdeli v preostalem delu na ostale projekte in stroškovna mesta. V tej rubriki ne smemo zajeti stroškovnega mesta in projekta, ki smo ju zajeli v izračun podatkov v zgornjem delu.

V obe spodnji rubriki pišemo tako, da se postavimo v polje str. mesto in začnemo pisati. Če pa želimo vrstico pobrisati kliknemo v kvadratek pred prvim poljem, da ta postane črn in nato Shrani.

Ko shranimo enačbo lahko poženemo izračun delilnih ključev (opcija desnega menija Izračun delilnika po str.m. in projektih oziroma Izračun delilnika po str.m.). Izračunani delilni ključi se zapišejo glede na izbrano opcijo v datoteko Razdelitveni ključi-projekti oziroma Razdelitveni ključi-stroškovna mesta.

Na sliki 3 sta izračunana dva ključa za iste pogoje (slika 2), le da je v ključu 005 izločen projekt 11-002 OE za stroškovno mesto 0101, v ključu 006 pa je ta podatek upoštevan. Podatki in ročni izračun v Excelu so prikazani na sliki 4.

Razdelitveni ključi stroškovnih mest

Razdelitveni ključi se uporabljajo v primerih, ko želimo zneske določenega stroškovnega mesta po fiksnih odstotkih deliti na več stroškovnih mest. Šifro ključa definiramo s trimestno oznako, v polje Opis pa navedemo jasen opis vrste razdelitvenega ključa. V polje stroškovno mesto navedemo šifro stroškovnega mesta, na katerega bomo razdeljevali znesek, izračunan glede na določen faktor. Faktor navedemo kot odstotek razdelitve (1=100%). Na enem ključu je možno razdeliti faktor po stroškovnih mestih do skupne vsote 1.

Razdelitvene ključe lahko vnesemo ročno. Z opcijo desnega menija lahko izvedemo uvoz ključev iz Excelove tabele. Lahko pa razdelitvene ključe izračunamo s pomočjo izračuna delilnih ključev.

Dejanska delitev se izvede v meniju Delitev stroškov po ključih, z izborom desnega menija Delitev po stroškovnih mestih oziroma Delitev po stroškovnih mesti in projektih.