Meni je namenjen podjetjem, ki v ostalih modulih Saop Proizvodnja ne spremljajo podatkov po projektih, želijo pa stroške in ure, porabljene za raziskave in razvoj, podrobneje deliti po projektih. Tako dobljene stroške podjetja upoštevajo pri znižanju osnove za izračun davka od dobička pravnih oseb (ZDDPO).

Znotraj menija Razdeljevanje stroškov za R&R (raziskave in razvoj) je možnih več obdelav:

- Razdeljevanje stroškov - tu se razdeljujejo stroški na dejanske projekte. 

- Pripravljene delitve se lahko pogledajo in razveljavijo v oknu Pregled razdelitev.

- V oknu Opravljene ure se vnašajo ure zaposlenih v oddelku za raziskave in razvoj. Vnesene ure se tu tudi pregledujejo, popravljajo in izpisujejo po delavcih in mesecih.

- Odgovorni vnesene ure vrednoti po planski urni postavki, urni postavki za DURS ali po urni postavki podjetja v oknu Vrednotenje ur.

- Okno Pregled stanja proj. je namenjeno pregledovanju predhodno pripravljenih poročil.

Izborni pogoji

Izbrani pogoji desno zgoraj vplivajo na pregled podatkov v podmeniju Razdeljevanje stroškov in Pregled razdelitev. Če uporabnik izbere katerega od preostalih menijev, se meni Pogoji ne prikaže.

Razlaga polj:

- V polju Obdobje se vedno ponudi tekoče leto od 1.1. do tekočega dne. Izbira se lahko samo obdobje, ki je odprto za vnos podatkov (sistemski nastavitvi VP_DATV1 in VP_DATV2). 

- V polju Klas.str.mest se izbere klasifikator stroškovnih mest za želeno omejitev.

- V polju Klas.projekta se izbere klasifikator projektov za želeno omejitev.

- Med stroškovnimi mesti se ponudijo samo tista stroškovna mesta, ki so označena, da se spremljajo v modulu Spremljanje projektov (VSI_STRM.VP=D) in so aktivna ter imajo vpisan predhodno določeni klasifikator.

- Med konti je možno izbirati konte, ki so aktivni, označeni, da se spremljajo v spremljanju projektov (VSI_KONTA.VP=D) in so bilančni.

- Med projekti se ponudijo samo aktivni projekti, ki imajo vpisan izbrani klasifikator. Če je polje Klas.projekta prazno, se prikažejo vsi aktivni projekti.

V primeru spremembe pogojev, za katere želimo prikaz podatkov za razdeljevanje stroškov, je potrebno klikniti še na gumb Osveži/Filter.

Levo okno z izborom filtra in oken za delo, lahko zožimo in si s tem povečamo okna za obdelavo podatkov. To naredimo s klikom na gumb <<. S klikom na gumb >> se okno za filter spet poveča.

Slika: Zoženo okno za s filtrom in izborom okno za obdelavo podatkov

Razdeljevanje stroškov

Prvi podmeni Razdeljevanje stroškov se uporablja za razdelitev osnovne postavke na nove, konkretne projekte. Pri razdelitvi se spremeni znesek in projekt. Konto, stroškovno mesto in simbol pa ostanejo nespremenjeni.

Delokrog razdeljevanja stroškov:

- V srednjem zgornjem oknu se postavimo na postavko, ki jo želimo prenesti iz splošnega na konkretne projekte.

- V polju Klasifikator izberemo klasifikator projektov, za katere želimo izvajati razdelitev (slika 2).

- V desnem zgornjem oknu ročno vpišemo znesek za posamezen projekt. Zneske vedno pišemo brez predznakov, saj jih dodaja program sam.

- Lahko pa zneske program izračuna iz predhodno vnesenega razdelitvenega ključa - klik na gumb Izbor ključa. Izbirati je mogoče le ključe, ki imajo vsoto faktorjev po stroškovnem mestu 1,000000 (ker se mora razdeliti cel znesek na isto stroškovno mesto, kot je na osnovni postavki).

- Ob vpisu zneskov se v vrsticah Razdeljeno in Ostane na osnovnem projektu ustrezno preračunavajo zneski.

- Po vpisu zneskov je potrebno klikniti na gumb Shrani. S tem se za razdeljene zneske kreirajo nove postavke, osnovna postavka pa dobi status B (brisano).

Ob razdelitvi dobi osnovna knjižba status B-brisano, da se podatki ne podvajajo. Nove postavke, ki so nastale na podlagi delitve pa dobijo v polju zstk1 vpisano zaporedno številko (zstk) osnovne knjižbe. Na ta način lahko vedno najdemo povezavo med osnovno in razdeljenimi knjižbami in po želji delitev tudi razveljavimo.

Razdeljena postavka:

Pregled razdelitev

Meni je namenjen pregledu že razdeljenih postavk in morebitni razveljavitvi razdeljenih zneskov.

Razdeljene postavke razveljavimo (pobrišemo tako), da se postavimo na eno od postavk, ki imajo isto številko v stolpcu Št. knjižbe in kliknemo na gumb Briši delitev. S tem nove postavke dobijo status B -brisano, osnovna postavka pa nazaj status 5 - knjiženo in je spet na razpolago za delitev, ki jo izvedemo v oknu Razdeljevanje stroškov.

Opravljene ure

V primeru, da se ure, porabljene za raziskave in razvoj ne spremljajo specificirano po projektih v evidenci prisotnosti, jih je mogoče po projektih vnašati v modulu Spremljanje projektov / Dokumenti / Razdeljevanje stroškov za R&R / meni Opravljene ure.

V tem meniju se ure vnašajo desetiško (7,5 ure pomeni 7 ur in 30 minut), naknadno popravljajo, izpisujejo. Vnašajo se za posameznega delavca. Poleg je mogoče vnesti kratek opis opravljenih ur. Če opis ni posebej vnešen, se vpiše fiksno besedilo URE MM/LLLL.

Za vpis opisa je potrebno pod polje Opis vpisati želeno besedilo in klikniti na kljukico pred vpisanim besedilom. Na vse ure, ki se vpišejo in shranijo po tem, se zapiše vpisani opis. Po shranitvi podatkov se opis vidi v oknu pod poljem Opis. S klikom na gumb na koncu vpisa opisa aktivnosti se ponudijo vsi do tedaj vneseni opisi.

Popravek ali nov vpis opisa na ure: vnesen ure se briše (postavi na 0,00) in shrani. Ure se na novo vnese z novim besedilo in shrani.

Obdobje je mogoče omejiti znotraj enega meseca, zato datuma do ni mogoče popravljati. Zaradi lažjega in preglednejšega vnosa se lahko omeji projekte z izborom klasifikatorja.

Polja, kjer so ure vnesene, se rahlo obarvajo, da je ob vstopu hitreje vidno, kje so vnesene ure. Mogoče pa je tudi izpisati vnesenih, knjiženih ur za posameznega delavca, z vrstnim redom po dnevih, znotraj dne po projektih in stroškovnih mestih.

Na koncu pregleda je vrstica s seštevkom vseh ur za delavca za dan.

Razlaga polj in gumbov:

- Projekt: ponudi se izbor vseh projektov (*), lahko pa se nabor projektov omeji.

- Klas.projekta: V primeru izbire posebnega klasifikatorja se prikažejo samo aktivni projekti, ki imajo vpisan izbrani klasifikator in je vnos ur mogoč samo na te projekte.

- Obdobje: ponudi se tekoči mesec od prvega do tekočega dne. Izbere se lahko največ en mesec, pri čemer zadnjega dne ni mogoče popravljati, lahko pa se popravlja datum od. Več kot en mesec na pregledu ni smiseln, ker bi bilo preveč stolpcev na ekranu in bi bil pregled nepregleden in neobvladljiv.

- Delavec: Izbira se med aktivnimi delavci v izbranem obdobju iz skupnega šifranta zaposlenih (VSI_DELAVCI). Možen je izbor samo enega delavca.

- Str. m.: izbira se lahko med stroškovnimi mesti, ki so označena, da se spremljajo v modulu Spremljanje projektov (VSI_STRM.VP=D) in so aktivna. Možna je izbira več stroškovnih mest, ponudi pa se delavčevo stroškovno mesto.

- Klas.str.mest: možnost dodatne omejitve nabora stroškovnih mest glede na njihov klasifikator.

- Konto: Predlagamo, da se za shranitev vnesenih ur uporablja poseben konto. Možno je izbirati konte, ki so aktivni in označeni, da se spremljajo v modulu spremljanje projektov (VSI_KONTA.VP=D). Izbrani konto se shrani za naslednje vnose. Izbere se lahko samo konkreten konto, * ni dovoljena. Po tem kontu se po vrednotenju ur spremlja strošek opravljenih ur.

- Simbol: izbrani simbol se shrani za naslednje vnose. Možen je vnos samo enega simbola.

- Gumb Shrani: klik na ta gumb je potreben, ko ure, vpisane v mrežo za vnos ur, želimo shraniti.

- Gumb Osveži: V primeru spremembe obdobja je potrebno klikniti ta gumb, da se osvežijo stolpci z datumi za vnos ur.

- Gumb Izpiši: Izpis knjiženih ur za delavca oziroma tudi ročno vnesenih, še ne knjiženih, ki imajo vpisan zstk1<>0. Vrstni red je po dnevih, znotraj dne po projektih in nato po stroškovnih mestih. Izpiše se tudi opis. Ure, ki so vnesne v pregled, niso pa še shranjene in s tem zapisane v tabelo podatkov (vp_vknjiz1), se NE izpišejo! 

- Gumb Izpis ur po projektu:

Pripravita se dva izpisa:
- Izpis opravljenih ur po projektu (vsak projekt se izpiše na svoj list; podatki grupirani in sortirani po projektu, datumu, delavcu, zap.št.);
- Ure po projektu zbirno po delavcih (vsak projekt se izpiše na svoj list; podatki grupirani in sortirani po projektu, delavcih).

Shranjeni podatki se shranijo kot knjižene postavke v spremljanju projektov. Za vsak dan, delavca, stroškovno mesto in projekt se kreira svoja postavka. Vpisane ure se vpišejo v polje Ure. Breme oz. Dobro je prazno (0,00) in se izračuna in vpiše šele ko se sproži vredotenje ur.

V desnem zgornjem kotu so prikazani seštevki ur. Maksimalno je na delavca dovoljeno letno 1700 ur. Ob izboru obdobja in delavca program sešteje že shranjene ure za delavca za izbrani mesec. Prikažejo se v rubriki Ure delavca za mesec. Razlika med maksimalnim številom ur in vnesenimi urami za delavca na izbrani konto do sedaj, je prikazana v polju Preostanek ur letno.

Pregled stanja projekta

Meni je namenjen pregledu stanja projekta. Kliče se meni Poročila - Projekti - Obrazci.

Vredotenje ur

Vrednotenje ur je mogoče po treh urnih postavkah: po planski postavki in po postavki FIRMA.

Na pregled je mogoče dobiti ure največ enega meseca. Izbere se lahko enega ali več delavcev (*), enega ali več stroškovnih mest (*). Vrednosti se računajo po formuli ure * ustrezna urna postavka.

Razlaga urnih postavk in vrednosti:

Planska urna postavka: podatek se prebere iz šifranta projektov, iz polja Planska ur.p.€ (vsi_projekti.cenudel). Ob izboru opcije Vpis planske vrednosti v desnem meniju, se na postavke, na katerih so zapisane ure za delavca, dan, projekt, stroškovno mesto, vpiše še vrednost, prikazana na pregledu v polju Planska. Vpis planske vrednosti dopolni že obstoječe zapise v spremljanju projektov tako, da v polje Breme vpiše prikazano vrednost.

Urna postavka FIRMA: gre za maksimalno urno postavko, s katero vrednotimo vpisane ure. Urno postavko program izračuna iz obračunanih plač za delavca za preteklo leto. Izračunano urno postavko je mogoče ročno popraviti in zapisati z novo izračunano vrednostjo FIRMA. Zapisati jo je potrebno na drug konto, kot je prvotno izbran, atribute pa ima enake kot konto, ki se uporablja za vnos ur. Če je vrednost 0,00 se zapis ne kreira, sicer pa se kreira nova postavka z novim kontom in vrednostjo v polju breme, stroškovno mesto, projekt, ure in šifra delavca pa so enaki kot na prvotni postavki.