Meni omogoča arhiviranje naročilnice na kateri stoji program - Arhiviranje trenutnega dokumenta. Arhiviranje več naročilnic pa naredimo preko dodatnega menija Arhiviranje dokumentov.

Program ponudi vstopno okno, ki omogoča dodatno omejevanje naročilnic. Po izvedbi arhiviranja naročilnica ne bo več aktivna. Dostopna bo v arhivu, do katerega dostopamo preko izbornega okna. Arhiviranje se izvede za celotni dokument naročilnica. Ob izvedbi postopka se spremeni status in vpiše se datum arhiviranja ter kdo je arhiviranje izvedel.

Program prikaže naročilnice, ki ustrezajo omejitvenim pogojem. Naročilnice, ki imajo narejeno povezavo s prejetimi računi v programu Zajem prejetih računov (povezava narejena preko povezave specifikacija po artiklih (bližnjica ikona 1), imajo v stolpcu Prejeti račun prikazano zeleno kljukico. Naročilnica dobi znak povezave, če je vsaj ena pozicija povezana z računom.

V spodnji programski vrstici naročilnice je seštevek naročilnice brez DDV. Kakšna je povezava do prejetih računov je prikazana z vklopom Povezave - do prejetih računov. V povezavah preverimo v stolpcu Davčna osnova, vrstica Skupaj ali je naročilnica v celoti povezana z računi.

V dodatnem meniju je omogočeno izbrati z enim klikom naročilnice, ki imajo povezavo s prejetimi računi. V primeru, da za posamezno naročilnico čakamo še kakšen račun, tako naročilnico odznačimo za arhiviranje v stolpcu Potrdi.

Predlaga se, da so naročilnice, ki imajo vsebino letnih naročilnic, označene npr. z drugačno oznako in se jih tako lažje loči.

Arhiviranje izbranih naročilnic sprožimo preko dodatnega menija Arhiviraj.

Program nas obvesti, da je postopek zaključen, katere naročilnice so bile arhivirane, kdo in kdaj je naročilnice arhiviral.

Arhivirane naročilnice najdemo v izbornem oknu Status dokumenta/ Arhiv. Vrnitev arhivirane naročilnice nazaj na aktivno ni omogočeno.

Kopiranje naročilnice v novo naročilnico

Naročilnice lahko kopiramo v novo naročilnico. 

Pri tem lahko določimo, da določenih elementov naročilnice ne kopiramo: glave dokumenta, besedila pozicij dokumenta in naročenih količin na pozicijah dokumenta. Kopira se tudi kvaliteta materiala na pozicijah naročilnice. Manjkajoče elemente vpišemo naknadno.

Priprava in izpis povpraševanja

Iz pripravljenega nabavnega naročila lahko izdelamo zahtevo za ponudbo ali povpraševanje izbranemu dobavitelju ali skupini dobaviteljev po kriterijih.

Dokument ki nastane je Povpraševanje (NAP) in je podlaga za  nabavno povpraševanje in zahteve za ponudbo dobavitelja.

Predpogoj:     Interno naročilo (ni obvezno), pogodba (ni obvezno), naročilo

Končni pogoj:     Izdelava povpraševanja ali arhiviranje povpraševanja

Predhodni proces:     Zahteva za nabavo (interno naročilo)- ni obvezno, Prodajna ponudba (prenos ponudbe na naročilo ) – ni obvezno

Zahteva naročnika:    
- nabava po letnih pogodbah
- nabava po projektih
- nabavne pogodbe vezane na projekt
- črpanje nabavnih pogodb količinsko, vrednostno
- rangiranje dobaviteljev po ABC – pomembnost dobavitelja
- rangiranje dobavitelja po zanesljivosti in zagotavljanju kakovosti dobav

Vnos:
- Uporabnik vnese glavo dokumenta NA_GL (minimalni nabor podatkov). Podatki so nadzorovani preko sistema šifrantov.
- Vnos pozicij dokumenta.
- Vnos opcijskih količin v dobaviteljevi merski enoti
- Vnos dodatnih podatkov : projekt, stroškovno mesto, šifra dobavitelja, nabavna pogodba, lokacija prevzema, želeni rok dobave
- Sistem samodejno določi sledeče podatke: datum vnosa, koda vnašalca, interno številčenje, status naročila
- Prenos povpraševanja na naročilo, povezava z materialno blagovnim poslovanjem

Dodatno je:
- zagotovljena povezava z vodenjem projektov (IVP)
- rangiranje dobaviteljev po ABC – pomembnost dobavitelja
- rangiranje dobavitelja po zanesljivosti in zagotavljanju kakovosti
- Pregled nad črpanjem nabavnih pogodb , »prevzemi po pogodbi..«

Dodatno / Sprememba pogodbe na naročilnici - sprememba nabavnih pogojev

Ko je naročilnica že pripravljena še vedno lahko zamenjamo nabavne pogoje in izberemo drugo nabavno pogodbo. Spremembo lahko izvedemo za vse pozicije.

Dodatno / Sprememba Lokacije

Ko je naročilnica že pripravljena, lahko zamenjamo lokacije na naročilnici. Spremembo lahko izvedemo za vse pozicije ali samo na pozicijah z določenim  klasifikatorjem artikla.

Dodatno / Sprememba Dogovorjenega roka

V polju Dogovorjeni rok vpišemo novi želeni datum in označimo kje ga želimo popraviti.

Omogočen je tudi izbor artiklov po klasifikatorju.

Dodatno / Sprememba stroškovnega mesta

Ko je naročilnica že pripravljena, lahko zamenjamo stroškovno mesto na naročilnici. Spremembo lahko izvedemo za vse pozicije ali samo na pozicijah z določenim klasifikatorjem artikla.

Dodatno / Priprava pozicij naročilnice iz pogodbe

Nabavne naročilnicam vpišemo le glavo naročilnice. Na glavi določimo ustrezno pogodbo, ki jo imamo sklenjeno z dobaviteljem. Preko desnega menija v meniju Dodatno \ Priprava pozicij naročilnice iz nabavne pogodbe se odpre seznam vseh artiklov iz pogodbe.

Izberemo želene in v osivele kolone zapišemo manjkajoče podatke. Na sliki so to podatki stroškovnega mesta in naročena količina.

Pri označbi pozicij si zopet lahko pomagamo z desnim menijem Označi vse. Po ustrezno vpisanih podatkih preko desnega menija izvedemo Izdelavo pozicij naročilnice.