Popis osnovnih sredstev s čitalcem je specialna rešitev programa osnovnih sredstev. Specialna rešitev omogoča:

- pripravo datotek, ki jih potrebujemo za popis s terminali Špica, Gambo, Densa, programom Popis.exe s podatki o inventarnih številkah in njihovih trenutnih nahajališčih, šifrant nahajališč, šifrant zadolžencev osnovnih sredstev;

- uvoz rezultata popisov inventure. 

Popisovanje je omogočeno tudi preko modula MOBILE@MIT kjer ločena priprava datotek iz programskega modula Osnovna sredstva ni potrebna, omogočen pa je uvoz rezultatov popisovanja in izdelava knjižb za prerazporejena osnovna sredstva.

Postopek popisovanja osnovnih sredstev zajema naslednje postopke:
- osnovna sredstva in nahajališča opremimo z oznakami s črtno kodo,
- nastavitev terminala za popisovanje,
- priprava podatkov za terminal,
- prenos podatkov na terminal,
- izvedba inventure,
- uvoz rezultatov popisa s terminala v programski paket Osnovna sredstva,
- izpis poročil in prenos sprememb med Prerazporeditve osnovnih sredstev,
- knjiženje prerazporeditev osnovnih sredstev in izvedba prenosov v druga knjigovodstva.

Priprava podatkov za popisne terminale 

Ko smo vsa osnovna sredstva in nahajališča opremili s podatki o črtni kodi in imamo v šifrantu Struktura datotek vneseno strukturo datotek kot jo bomo potrebovali za popisovanje, nadaljujemo s pripravo datotek s podatki o osnovnih sredstvih, nahajališčih, (zadožencih osnovnih sredstev).

V datoteko osnovnih sredstev se ne izvozijo podatki o osnovnih sredstvih, ki imajo status izločenih (L) ali pa imajo nahajališče prazno.
V datoteko nahajališč se izvozijo samo tiste šifre in pripadajoči nazivi nahajališč, ki so v registru osnovnih sredstev uporabljeni na osnovnih sredstvih, ki imajo status različno od izločeno.
V datoteki zadolžencev se izvozijo samo aktivni delavci - šifre in pripadajoči priimki.

Popis podatkov se lahko izvaja z uporabo terminalov Špica, Gambo, Densa.

Priprava datotek s podatki

Na vnosnem oknu določimo datum veljave popisa in za pripravo datotek s podatki o osnovnih sredstvih, nahajališčih, zadolžencu izberemo opcijo "Priprava podatkov za popisne terminale Špica, Gambo, Densa".

Izberemo ustrezno strukturo datoteke in pot kam bomo shranili datoteke. Datoteke shranimo na terminal s katerim bomo izvajali popisovanje.

Najprej se izbere pot za shranitev datoteke za osnovna sredstva.

Izgled datoteke je prikazan na sliki.

Sledi prenos podatkov v datoteko za nahajališča osnovnih sredstev in izvoz datoteke zadolžencev v primeru, da imamo vključeno opcijo zadolžencev osnovnih sredstev in smo vnesli strukturo datoteke za zadolžence.

Popis podatkov z uporabo terminala in programskega paketa Popis.exe.

Priprava podatkov za izvedbo popisa

Pri popisu podatkov z dodatno opcijo za popis, kliknemo na opcijo "Priprava podatkov za popisni program Orkester". Program nas vpraša kam želimo shraniti podatke o osnovnih sredstvih in nahajališčih. Po shranitvi podatkov nas program obvesti kje so shranjeni podatki.

Izvožene podatke s programom Popis.exe shranimo na prenosnik oziroma računalnik s katerim bomo izvajali popis. Kreira se mapa POPIS v kateri so shranjene vse potrebne datoteke in program za izvajanje popisa.

Po zagonu programa za popis moramo najprej določiti dolžino vpisanih inventarnih številk in nahajališč. Dolžina polja je lahko daljša kot je vpisana vsebina teh polj. Tu se torej definira največja dolžina vpisanih inventarnih številk in nahajališč. Dolžina polj inventarnih številk in nahajališč ne smeta biti isti.

Po izvedenem popisu uvozimo v program osnovnih sredstev datoteke s podatki o popisu.

Uvoz rezultatov popisa osnovnih sredstev

Uvoz rezultatov popisa s čitalci Špica, Gambo, Denso

Pri uvozu popisov z strukturami Špica, Gambo kliknemo na opcijo Uvoz podatkov s terminala Špica, Gambo, Denso.

Izberemo pot do datoteke z rezultati popisa in kliknemo na uvoz. Datoteka mora biti shranjena v obliki ANSI, kar določimo ob shranitvi datoteke z rezultati.

Uvoz rezultatov popisa s programom Popis.exe

Ko smo popisali osnovna sredstva, iz terminala izvozimo datoteko z rezultati popisom, ki jo bomo uvozili v programski paket Osnovna sredstva. Datoteke shranimo na strežnik, računalnik, do katerega ima programski paket Osnovna sredstva dostop.

Izberemo opcijo uvoza Uvoz podatkov iz popisnega programa Popis.Orkester - izberemo datoteko z nazivom P_INVENTURA.DBF.

Izberemo ustrezno strukturo datoteke z rezultati popisa in pot kjer smo datoteko s podatki o inventuri shranili.

Po uspešnem uvozu datoteke nam program na ekranski pregled prikaže rezultate popisa. Desni meni nam omogoča izpis poročil in kreiranje knjižb za prerazporeditev osnovnih sredstev na nova nahajališča.

Izpis poročil inventure, kreiranje knjižb za spremembe nahajališč osnovnih sredstev

Po potrditvi vstopnega okna programskega modula Popis osnovnih sredstev s čitalcem, program na ekranskem pregledu prikaže popisana osnovna sredstva, staro in novo nahajališče (stari, novi zadolženec, če imamo to opcijo) in datum popisa. Podatke na pregledu preverimo.

Na desnem meniju izvedemo izpis vseh popisanih, nepopisanih in spremenjenih podatkov in shranitev prerazporeditev osnovnih sredstev katerim se je spremenilo s popisom nahajališče.

Omogočena je omejitev izpisov poročil glede na nahajališče ali stroškovno mesto osnovnih sredstev iz registra.
Slika; Poročilo o popisanih osnovnih sredstvih v modulu Popis osnovnih sredstev s čitalcem

Slika: Poročilo osnovnih sredstvih s spremenjenim nahajališčem v modulu Popis osnovnih sredstev s čitalcem

 Slika: Poročilo o nepopisanih osnovnih sredstvih v modulu Popis osnovnih sredstev s čitalcem

Po izpisu poročil izberemo možnost desnega menija Uvoz sprememb. Program bo kreiral knjižbe za osnovna sredstva katerim se je spremenilo nahajališče. O uspešnosti / neuspešnosti uvoza sprememb nas program obvesti.

Knjižbe vidimo v modulu Dogodki / Spremembe - Prerazporeditve osnovnih sredstev, s statusom neknjiženo.

Ob uvozu sprememb nahajališč lahko istočasno spremenimo tudi stroškovno mesto, enoto pod pogojem, da imamo na enem nahajališču le eno stroškovno mesto (vpisano v šifrantu nahajališč) in v šifrantu stroškovnih mest vpisana enota.

Podatke preverimo in knjižimo. in po knjiženju so spremembe vidne tudi v registru osnovnih sredstev in na kartici osnovnih sredstev.