V primeru, da želimo preko orodja Outlook spremljati dogovorjene roke za posamezni dokument, si lahko  izvedemo prenos opomnikov po zadolžencu. Prejeti dokumenti morajo imeti vpisan datum Rok rešitve.  

V Outlook si lahko prenese vsak delavec svojo zadolženo pošto. Prenos podatkov se izvede v Outlook posameznega računalnika. Prenese se vsebina iz vnosnega polja Zadeva.