Novo nabavljena osnovna sredstva bomo evidentirali v register osnovnih sredstev tako, da jih bomo vnesli preko programskega modula Nove nabave.

Ob vstopu izberemo status dogodkov "Neknjiženi dogodki".

Ko bomo nove nabave knjižili pa bomo za pregled arhiva izbrali tip dogodka "Knjiženi dogodki". Dodatna možnost omejitve podatkov iz arhiva so še po inventarni številki, datumskem obdobju.

Tip dogodkov knjiženih v meniju Nove nabave je  'N'.

 Možnosti, ki nam jih nudi desni meni ob izboru statusa Neknjiženi dogodki ob vstopu so:
- Seštevki;
- Knjiženje;
- Knjiženje ene inventarne številke;
- Kopiranje osnovnega sredstva;
- Zapisnik o poslovnem dogodku;
- Dodatni opis dogodka za OS;
- Predračun amortizacije;
- Izdelava nalepk s črtno kodo.

Omogočen je uvoz novih nabav z uporabo excel datoteke. Program omogoča uvoz standardnih polj, ki se jih vnaša v modulu Nove nabave. Dodatna, uporabniška polja, je potrebno dopolniti po uvozu na neknjiženih zapisih.

V primeru uvoza podatkov iz excel datoteke je smiselno narediti povezave na prejete račune iz modula Podatki za register po tem, ko smo izvedli knjiženje in s tem vpis v register.

Ločimo:

1. Vnos novih nabav s takojšnjim aktiviranjem
2. Vnov novih nabav z naknadnim aktiviranjem ali Investicije v teku

Primer vnosa nove nabave s takojšnjim aktiviranjem

Nadrejena inventarna številka je inventarni številki lahko enaka oziroma izberemo nadrejeno inventarno številko knjiženega osnovnega sredstva. Obračun amortizacije se izvaja za inventarno številko. Nadrejena-povezovalna inventarna številka nam omogoča le izpis kartice osnovnega sredstva, amortizacije po nadrejeni-povezovalni inventarni številki.

Primer vnosa nove nabave z naknadnim aktiviranjem

Prejeti račun za novo osnovno sredstvo se vnese in tako se knjiži tudi v glavno knjigo v programu Zajem prejetih računov:

047000 breme                        / 22000* obveznost do dobavitelja dobro

160*  breme (odbitni davek)    / 22000* obveznost do dobavitelja dobro

Osnovno sredstvo v osnovnih sredstvih – če se NE aktivira takoj, se mora v breme vnesti na svoj konto – investicije v teku, ki ni isti, kot je protikonto. Stanje na kontu 047000 pove ali so vnesena vsa osnovna sredstva v osnovnih sredstvih za prejete račune. Stanje na novem prehodnem kontu pa ali je OS aktivirano ali ne. 

Npr. 0470001 v breme / 047000 v dobro (znesek za nabavno vrednost OS)

Znesek za popravek vrednosti je prazen, zato ni potrebno svojega konta za ta del.

Če pride za to OS nov račun, se vrednost investicije v teku poviša poviša s pomočjo ustreznega pomočnika za spremembe – meni Register / Spremembe:

Isto velja tudi za prerazporeditev.

V GK se za prenesejo zneski glede na datum veljave dogodka in sicer na kontih po tem primeru:

047001 breme / 047000 dobro.

 Aktiviranje osnovnega sredstva izvedemo v meniju Dokumenti / Podatki za register / desni meni / Aktiviranje osnovnega sredstva: Vpišemo datum aktiviranja osnovnega sredstva in začetek obdobja amortiziranja (običajno naslednji mesec od datuma aktiviranja).

Program izvaja kontrolo, da je lahko datum aktiviranja v tekočem letu glede na zaključeno leto in obdobje amortiziranja še v januarju naslednjega leta.

Prenos vrednosti iz začasnega konta za aktiviranje na konto nabavne vrednosti osnovnega sredstva:

Konto 047001 popravite na 040000 preko pomočnika Spremembe / Spremembe konta.

Knjiženje 

V programskem meniju Dogodki so vnosi dvostopenjski. To pomeni, da je zapis po shranitvi na statusu neknjiženo, kar nam omogoča popravek vseh podatkov, ki smo jih pri vnosu izbrali, vnesli. V primeru, da bi želeli popraviti inventarno številko ob vnosu novih nabav, pa moramo narediti izbris zapisa in potem ponovni vnos.

Ko smo vnesene podatke preverili in so pravilni izbiramo med možnostmi:
- Knjiženje (vseh zapisov poslovnega dogodka kot so začetna stanja, nove nabave, spremembe, izločitve, amortizacija);
- Knjiženje enega poslovnega dogodka (knjižili bomo le zapis na katerem je trenutno program).

V programskem modulu Temeljnice, amortizacija pa pri knjiženju izbiramo med:
- Knjiženje temeljnice za eno inventarno številko;
- Knjiženje temeljnice vseh inventarnih številk.

Omejitev se torej nanaša na inventarno številko.

Ob knjiženju poslovnih dogodkov program izvede kontrole kot so:
- obstoj inventarne številke v register osnovnih sredstev,
- pripravijo se podatki, ki so osnova za avtomatično pripravo temeljnice za glavno knjigo,
- prenos v glavno knjigo, vodenje projektov se odvisno od nastavitev lahko prenese že ob knjiženju lahko pa naknadno v meniju Ostalo.
- osvežitev vrednosti, stroškovna mesta, konta, status osnovnih sredstev... v okviru programskega modula Podatki za register.

Slika: Zavihek Nastavitve, ki je aktiven, ko je vklopljena opcija takojšnjega prenosa ob knjiženju

Kopiranje osnovnega srdestva

Vneseno novo nabavljeno osnovno sredstvo lahko z možnostjo kopiranja skopiramo na novo inventarno inventarno številko in nadrejeno inventarno številko.

Pomočnik je aktiven na knjiženih ali neknjiženih osnovnih sredstvih v programskem modulu Nove nabave.

Kliknemo na osnovno sredstvo, ki je osnova za izvedbo kopiranja. Izberemo desni meni - Kopiranje osnovnega sredstva,

Program prikaže okno na katerem določimo novo inventarno številko in nadrejeno inventarno številko. Inventarna številka v registru še ne sme obstajati.

Po potrditvi na gumb <V redu>, bo program kreiral nov zapis s statusom neknjiženo, vneseno inventarno in nadrejeno inventarno številko. Ostali podatki pa so iz inventarne številke katero smo kopirali. Po potrebi podatke na novem zapisu popravimo s pomočjo korektur.

Zapisnik o poslovnem dogodku

Za vnesene poslovne dogodke na osnovnih sredstvih lahko izpišemo dokument Zapisnik. Odvisno od programskega modula iz katerega zapisnik izpisujemo, je naslov dokumenta zapisnik. V primeru, da zapisnik izpišemo pred knjiženjem poslovnega dogodka, se bo na zapisniku dodelila številka zapisnika, ki se bo zapisala tudi v tabelo knjižb iz katerih se pripravlja temeljnica za glavno knjigo.

Zapisnik izpisan iz programskega modula Nove nabave se imenuje Zapisnik o aktiviranju osnovnih sredstev. Vsebuje osnovne podatke o osnovnem sredstvu, katerega smo aktivirali in ob knjiženju zapisali v register osnovnih sredstev.

Zapisnik izpisan iz programskega modula Izločitve se imenuje Zapisnik o izločitvi osnovnega sredstva. Ob izločitvi osnovnega sredstva lahko določimo tudi vrsto izločitve in tudi dokumente na podlagi katerega se je izločitev osnovnega sredstva iz registra naredila. Vse to lahko izpišemo na zapisniku izločitve.

Dodatni opis dogodka

Dodatni opis poslovnega dogodka lahko vnesem preko okna, ki se nam odpre s pomočjo desnega menija Dodatni opis.

V primeru, da izvedemo to na poslovnem dogodku status neknjiženo, bomo po knjiženju opis poslovnega dogodka lahko prebrali tudi v programskem modulu Podatki za register.