S prenosnicami spremljamo gibanja (prenose) artiklov med skladišči istega tipa. Najbolj tipičen primer je prenos izdelkov na komisijska ali konsignacijska skladišča. Postopek vnašanja prenosnic je enak kot pri večini dokumentov. Glede na tip prenosnice se izpiše navadna, konsignacijska prenosnica ali reverz.

Dokument prenosnica se razlikuje od ostalih v tem, da se za vsako postavko na prenosnici izvedeta dve knjižbi na kartici artikla:
- izdajna v dobro za izdajno lokacijo,
- prejemna v breme prejemne lokacije.

Pri prenosnicah je omogočena možnost naknadnega vrednotenja prenosnic-povratnic. Zaradi enostavnejše uporabe in manjšega števila različnih dokumentov se za povratnico šteje prenosnica z negativnimi količinami.

Po potrditvi pogojev v pogovornem oknu Izbor prenosnic, dobimo na ekran pregled glav prenosnic. Polja, ki sestavljajo glave in pozicije prenosnic zajema poglavje Vnos in korekture prenosnic.

V desnem meniju so poleg posebnosti za prenosnice na voljo splošne funkcionalnosti.

Vnos in korekture prenosnic

Pri vnosu glave prenosnice se pokaže okno za vnos naslednjih podatkov:
- Leto: leto, za katerega se vnaša dokument
- Dat. veljave: datum prenosnice
- Opis dokumenta: dodatni opis dokumenta
- Tip (tip dokumenta): Tip prenosnice. Uporaben je v primeru več vrst izpisa prenosnice, ki se krmilijo preko napisov na dokumentih
- Naročnik: šifra naročnika, ki mu je prenos namenjen
- Partner: šifra plačnika

Dodatni podatki pri opciji konsignacijskih prenosnic:
- Nač. odpreme: način odpreme (neobvezen podatek)
- Pogodba: številka pogodbe, vezana na partnerja; iz pogodbe se na vnosu pozicij ponudijo podatki za artikle (naziv, cena, rabat, ...)
- Den. enota: denarna enota za ceno na poziciji

Dodatni podatki pri opciji z reverzi:
- Dog. rok: datum, do katerega velja izposoja
- Kont. oseba: ime kontaktne osebe

Če se uporablja opcija vnosa poljubnega besedila na prenosnico, se po vnosu glave prenosnice pojavi okno za vpis prostega teksta. V tem primeru je možno uporabiti tudi pred-pripravljena besedila, ki se preko polja Tip dok. na dokumentu ponudi iz šifranta Napisi na dokumentih.

Po vnosu moramo za shranitev teksta izbrati tipko Shrani, če pa izberemo Prekliči, se tekst ne shrani. Tekst se bo izpisal tudi na prenosnici.

Po vnosu podatkov, ki tvorijo glavo prenosnice, se odpre okno, v katerem lahko vnesemo naslednje podatke:
- Artikel: šifra artikla
- Izdajna lokacija: šifra izdajne lokacije
- Prejemna lokacija: šifra prejemne lokacije
- Oddaja izdana količina: (pri povratu negativna količina)
- Del. nalog: oznaka delovnega naloga

Pri pogodbeno vključeni opciji konsignacijskih prenosnic in oznaki, da je prenosnica tipa K (konsignacijska), je na vnosu še dodatno nekaj podatkov:
- Vrsta cene: izberete lahko PPC (lastna cena), MPC(maloprodajna cena) ,VPC (veleprodajna cena) ali SPC (stalna oz. planska cena)
- Prod. cena: prodajna cena
- Rabat %: odobren rabat
- Popust %: odobren popust
- Ekst. naročilo: številka eksternega naročila dobavitelja

V primeru negativnega prenosa (povrat), program dopušča vnos cene:

Knjigovodsko ceno imate možnost vnesti samo pri negativnih prenosih (povrati!); vnos je neobvezen, v kolikor ne bo to prva knjižba na kartici, v vsakem primeru pa mora to biti knjigovodska cena

Opcija vnosa količine v alternativni merski enoti (Količina 1):
Izvaja se kontrola, če je vnesena vrednost v skladu z dopustnim odstopanjem, ki ga določa sistemska nastavitev XOD_ALTQ. Program le opozori, če vnesena količina ni v skladu z (nastavljivo) normativno količino.

Če se uporablja opcija vnosa poljubnega besedila na pozicijo prenosnice, se po vnosu pozicije prenosnice pojavi okno za vpis prostega teksta. Po vnosu moramo za shranitev teksta izbrati tipko Shrani, če pa izberemo Prekliči, se tekst ne shrani. Tekst se bo izpisal tudi na prenosnici.

Če se uporablja opcija spremljanja sledljivosti po ISO standardu, je po vnosu pozicije prenosnice potrebno vnesti še kode sledljivosti.

Po vnosu vsake pozicije se v zgornjem desnem kotu ekrana prikaže okno z minimalnimi podatki o do tedaj vnesenih pozicijah (pozicija, artikel, naziv artikla, količina).

V primeru, da smo se zmotili pri posameznem vnosu, lahko pred dokončnim knjiženjem napake popravimo. Dopušča se popravek določenih polj, tako v glavi kot na pozicijah prenosnice.

Primer povratnice:

Najprej smo naredili prenosnico artikla X za 12 kosov iz izdajne lokacije A na prejemno lokacijo B. Storniramo ga tako, da naredimo prenosnico artikla X za -12 kosov iz lokacije A, ki pri povratu pomeni prejemno lokacijo na lokacijo B, ki pomeni izdajno lokacijo. Lokacij ne smemo zamenjati, le količina mora imeti negativen predznak. Prenosnica povzroči zmanjšanje zaloge na A in povečanje na B. Prenosnica-povratnica zalogo na A zmanjša za -12 - torej jo dejansko poveča, na B pa poveča za -12 - dejansko pomeni to zmanjšanje zaloge. Rezultat je, da imamo spet zalogo 12 na A in nič na B.

Če bi naredili napačen povrat tako, da bi zamenjali lokaciji, bi ta napačna povratnica zalogo na B zmanjšala za -12, torej bi jo dejansko povečala, na A pa povečala za -12 - dejansko bi pomenilo to zmanjšanje zaloge. Rezultat bi bil zaloga 24 na B in nič na A.

ISO kode sledljivosti

ISO kode sledljivosti na prenosnice dodamo na spodnji način:
1. V MBK modulu odpremo meni prenosnic in kreiramo ustrezno prenosnico.
2. Kliknemo na želeno prenosnico in kliknemo na bližnjico za dodajanje ISO kod, prikazano spodaj z rdečo.

3. Izberemo uvoz ISO kod iz zaloge, označeno spodaj z rdečim kvadratom. Preden ISO kode iz uvoza shranimo, je potrebno ročno dodati količine na posamezne ustrezne postavke, glede na razpoložljivo zalogo, ki je ustrezno prikazana na posamezni postavki.

Poleg splošnih funkcionalnosti, ki se nahajajo v meniju na desni klik, se v pregledu prenosnic nahajajo tudi sledeča orodja

Prenosnica iz Prejemnice

Orodje nam omogoča, da na podlagi že obstoječe prejemnice naredimo prenosnico.

Storno prenosnice

Storno prenosnice se uporablja v primeru, ko je le ta že bila knjižena in jo zato ni več mogoče brisati.

Novo nastalo prenosnico lahko vidimo na pregledu neknjiženih dokumentov in je ni možno korigirati. Ima popolnoma enake podatke kot original (stornirana prenosnica), le da imajo vse pozicije nasprotne vrednosti količin (običajno negativne). Storno prenosnico bomo izpisali s potrditvijo in poknjižili ob prvem naslednjem knjiženju.

Glede na sistemsko nastavitev, se lahko stornira tudi prenosnica, katere datum veljave je v zaključenem obdobju. V tem primeru dobi storno prenosnica datum prvega dne nezaključenega obdobja. Storno lahko izdela vsak uporabnik, ne glede na to, kdo je formiral prenosnico, ki jo je potrebno stornirati. Program samo obvesti, kdo je prenosnico izdelal.

Storno prenosnice ni možno izdelati, če je bil le ta že izdelan (neknjižen ali knjižen).

Če želimo le delni storno prenosnice, se uporabi postopek Kopiranje dokumenta z nasprotnimi vrednostmi količin.

Ob koncu postopka program obvesti o pripravljeni storno prenosnici oz. o morebitnih napakah, zaradi katerih se postopek ni izvedel.

Kopiranje prenosnice

Kopiranje prenosnice pomeni nastanek identičnega dokumenta, ki je viden na pregledu neknjiženih dokumentov. Novo nastala prenosnica se od originala razlikuje po zaporedni številki.

Postopek kopiranja je namenjen hitrejšemu vnosu dokumentov, saj dokument lahko hitreje ustvarimo s kopiranjem obstoječega oz. podobnega dokumenta ter delnimi korekturami le-tega.

Ob zaključku postopka program obvesti o novonastali prenosnici oz. o morebitnih napakah, zaradi katerih se postopek ni izvedel.

Kopiranje prenosnice z nasprotnimi vrednostmi količin

Kopiranje z nasprotnimi vrednostmi količin pomeni nastanek identične prenosnice, ki je vidna na pregledu neknjiženih dokumentov. Novo nastala prenosnica se od originala razlikuje v tem, da imajo novonastale pozicije količine nasprotne (običajno negativne).

Postopek služi kot delni storno dokumenta. Pri delnem stornu je za razliko od storna dokumenta možno spreminjati podatke, kar pomeni, da lahko spreminjamo podatke v glavi in na pozicijah dokumenta oz. dodajamo ali brišemo pozicije takega dokumenta.

Po končanem kopiranju z nasprotnimi vrednostmi količin program obvesti o morebitnih napakah ali o uspešno izdelani novi prenosnici.

Povsod so v pojavnem oknu (desni klik miške) na voljo še možnosti:
- izvoz podatkov iz pregleda
- iskanje po zapisih na pregledu
- nastavitve pregleda (glede na polja, ki so na razpolago, si uporabnik lahko sam nastavi polja, ki jih želi imeti na pregledu, ter vrstni red le teh)