Z DBMAIL je mogoče pošiljati pošto neposredno iz programa Saop Proizvodnja brez potrebe po lokalnem poštnem programu na odjemalcu. Opcija DBMAIL deluje samo v plačljivih različicah SQL strežnika. Rešitev lahko uporabijo podjetja, ki želijo pošiljanje e-pošte izvajati po določenem urniku iz SQL serverja ali z ukazom za pošiljanje iz kateregakoli modula.

V meniju "Opcije" v kateremkoli modulu si lahko uporabniki z ustrezno pravico pregledujejo maile, jih pošiljajo in brišejo še ne poslana sporočila. Pregledajo lahko tudi vsa poslana sporočila. V pregledu ima vsako sporočilo status iz katerega preberemo, ali se je sporočilo že preneslo. Za dokončno pošiljanje sporočil je mogoče nastaviti posebno proceduro na SQL strežniku, s katero v določenih časovnih intervalih strežnik SQL strežnik pošlje sporočila na poštni strežnik.

Izbor DBMAIL ali Outlook: če je vklopljena opcija dbMail (sistemska nastavitev na VSI.XDBMAIL=.t.), potem bo ikona za pošiljanje maila po Outlook-u poklicala DBMAIL in ne več Outlook.

Opcijo lahko odpre samo Seyfor (DBA administrator) v skladu z dogovorom z administratorjem podjetja (obvezna je predhodna konfiguracija DBMAIL na SQL strežniku!).

Za Eračune ni potrebna nastavitev navedene sistemske na .T., nastavljena mora biti samo procedura. E-računi se vedno pošiljajo preko DBMAILA.

Za pošiljanje eRačunov se lahko uporablja drug profil (ne "MIT"), ki mora biti vpisan v sistemski spremenljivki XERACPRO (VSI). Če v sistemski profil ni vpisan ali če je vpisan profil, ki ne obstaja, se eRačuni pošljejo preko profila MIT. Če tudi ta ne obstaja, se pošiljanje ne izvede. 

Potrebne nastavitve administratorja

1. V modulu Administracija je potrebno v meniju Skrbniška orodja / Skripta za uporabnika e-pošte skopirati ukaz za dodajanje uporabnika, ki ima posebne pravice za pošiljanje e-pošte. Vsebino okna prekopirajte v Microsoft SQL Server Management Studio in ga zaženite. Uporabnik in geslo sta zapisana v sistemski spremenljivki XSENDBMAIL.

2. Za pošiljanje priponk v e-pošti so potrebne še dodatne nastavitve. Izjemoma lahko spodnje nastavitve spustite, vendar potem ne bo delovalo pošiljanje e-računov. Spodnje ukaze kopirajte v Microsoft SQL Server Management Studio in zaženite:

  sp_configure 'show advanced options', 1;

          GO

          RECONFIGURE;

          GO

          sp_configure 'Ole Automation Procedures', 1;

          GO

          RECONFIGURE;

          GO

Poleg zgornjih nastavitev je potrebno nastaviti še sistemsko spremenljivko VSI.XPOTSQL, v katero vpišete pot do imenika, na katerega bo SQL strežnik odlagal priponke. SQL strežnik mora imeti do tega imenika pravice. S tem mislimo na uporabnika pod katerim teče SQL strežnik. Eden izmed načinov, kako priti do podatka je, da poženete meni za backup v Microsoft SQL Server Management Studio in skozi vmesnik poiščete imenik. Po uspešnem prenosu program pobriše priponke s tega imenika, zato je potreben prostor odvisem le do velikosti priponk v neposlanih sporočilih.

3. Configuracija Database Maila (DBMAIL):

Navodila za nastavitev Database Maila se nahajajo na spletu in v dokumentaciji SQL Strežnika. Dobra navodila lahko najdete tudi na povezavi: http://www.sqlservercentral.com/blogs/databaseexpertisecom/2010/05/12/database-mail-set-up-in-sql-server-2008/

Ob nastavitvi upoštevajte, da mora biti ime profila MIT (Database Mail Profil Name).

4. Pošiljanje pošte iz SQL strežnika (opcijsko) na Poštni strežnik lahko avtomatizirate. V tem primeru uporabniku ni potrebno ročno pošiljati pošte v meniju Ostalo. Seveda pa s tem uporabnik izgubi možnost kontrole vsebine e-pošte pred dokončnim pošiljanjem! Predlagamo, da se opcije na začetku pošiljanja e-račun ne vključi! 

Na SQL Server Agent-u je potrebno nastaviti opravilo (job), ki skrbi za pošiljanje sporočil. Potrebno je nastaviti SQL Task s vsebino EXEC dbo.DBMAIL_SEND 'MIT'.   Administrator nastavi tudi urnik pošiljanja.

Ročen pregled in pošiljanje sporočil

V meniju Opcije v kateremkoli modulu se lahko uporabniki z ustrezno pravico pregledujejo sporočila, jih pošiljajo, če ni vklopljeno pošiljanje po urniku in brišejo še ne poslana sporočila.

Pred vstopom v pregled uporabnik glede na pravice lahko izbere ali bo pregledoval samo svoja sporočila ali vsa (pravica VSI.DBMAIL(A)). Hkrati lahko izbira ali bo pregledoval še ne poslana sporočila, poslana sporočila ali vsa sporočila.

Pregled priponk je mogoče ne glede na vrsto sporočila, pošiljanje in brisanje pa samo na izboru ne poslanih sporočil.

Pregled priponk je mogoč z izborom desnega menija, število priponk pa je vidno v zadnjem stolpcu na pregledu sporočil!

Pravice, ki jih ima lahko uporabnik za sporočila in njihovo delovanje:

- Osnovna pravica za dostop do Database Maila je VSI.DBMAIL.

- Pravica R: omogoča le pregled lastnih pripravljenih ali poslanih sporočil ter pregled priponk posameznega sporočila;

- Pravica W: omogoča pošiljanje lastnih še ne poslanih sporočil ali dodajanje priponk na lastna sporočila;

- Pravica C: trenutno nima posebne funkcije;

- Pravica D: omogoča brisanje lastnih sporočil, ki še niso poslana (logname uporabnika je zapisano tudi na sporočilu);

- pravica P: omogoča izpis (posebej oblikovanega izpisa tu ni);

- Pravica A: omogoča pregledovanje, brisanje in pošiljanje ne poslanih sporočil tudi drugih uporabnikov.

Pravica VSI.DBMAIL(A) mora biti dodeljena izjemoma!

Pošiljanje pošte:

Pošiljanje pošte je mogoče le na pregledu še ne poslanih sporočil in samo za svoja sporočila. Če pa ima uporabnik pravico VSI.DBMAIL (A) 
lahko pošilja tudi še ne poslana sporočila ostalih uporabnikov.

Pošiljati je mogoče samo sporočila, ki so na pregledu. Če se med pripravo sporočil na pregled in pošiljanjem generirajo nova sporočila, jih bo mogoče poslati šele takrat, ko bodo sporočila vidna na pregledu.

Če se je uporabnik ob vstopu omejil samo na svoja sporočila, bo lahko tudi pošiljal samo svoja sporočila (ki so na pregledu).

Poslana sporočila:

Imajo lahko:

- status N - na Database mailu še ni informacije, da je bilo sporočilu uspešno poslano 'iz hiše'.

- status P - Na Database mailu je zabeleženo, da je bila pošta odposlana zunanjemu prejemniku. 

Brisanje sporočil:

Brisati je dovoljeno samo še ne poslana lastna sporočila. V primeru, da ima uporabnik pravico za brisanje (B) in pravico all (A), pa lahko briše še ne poslana sporočila tudi ostalih uporabnikov. 

Brisati je mogoče samo sporočila, ki so na pregledu. Če se med pripravo sporočil na pregled generirajo nova sporočila, jih bo mogoče obdelovati šele takrat, ko bodo sporočila vidna na pregledu, torej ko bo uporabnik osvežil pregled še ne poslanih sporočil.

Brisanje sporočila pomeni dokončen izbris iz tabele pripravljenih sporočil. za ponovni pregled, pošiljanje je potrebno sporočilo še enkrat pripraviti.